Daten smart verwalten: Die Vorteile der mynd.databridge für moderne Organisationen

Viele Organisationen stehen vor der Aufgabe, ihre analogen oder teildigitalen Prozesse in durchgängig digitale Strukturen zu überführen. Dabei zeigt sich häufig ein zentrales Problem: Die bestehenden Systeme sind oft historisch gewachsen, arbeiten isoliert voneinander oder nutzen unterschiedliche Technologien – eine durchgängige Prozessautomatisierung wird dadurch erschwert. Medienbrüche, manuelle Zwischenschritte und fehlende Schnittstellen führen zu ineffizienten Abläufen und machen es schwer, das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen.

Digitalisierung kann nur dann als echte Digitalisierung bezeichnet werden, wenn alle Zahnräder der Prozesslandschaft automatisiert ineinandergreifen. Insbesondere heißt das, dass einmal abgelegte Daten sämtlichen Prozessen zur Verfügung stehen müssen. Besonders in komplexeren Strukturen mit vielen Systemen, im schlimmsten Fall eine Mischung aus lokalen und Cloud-Diensten, stellt dies eine Herausforderung dar. Häufig müssen Daten von Hand verschoben werden, da es an geeigneten Schnittstellen fehlt. Mit der mynd.databridge ist das Vergangenheit!

Was kann die mynd.databridge?

Die mynd.databridge wurde entwickelt, um Daten sicher und automatisiert in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) – insbesondere das d.velop DMS d.velop documents – zu übertragen und dort abzulegen. Die Daten werden über eine REST-API (Web-Schnittstelle) übertragen, die eine kontrollierte Kommunikation ermöglicht: Nur die notwendigen Ports werden freigegeben, was einen hohen Sicherheitsstandard gewährleistet und Ihre sensiblen Informationen schützt.

Dabei können Sie nicht nur bereits vorhandene Dokumente im DMS ablegen. Auch das automatische Erzeugen von Dokumenten auf Basis individuell definierter Vorlagen ist mit der mynd.databridge möglich. Die benötigten Metadaten werden dabei direkt eingefügt und zusammen mit dem Dokument an das DMS übergeben – für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Prozesse. Das erleichtert die Datenverwaltung erheblich und spart wertvolle Zeit.

An wen richtet sich die mynd.databridge?

Die mynd.databridge richtet sich an Organisationen und Einrichtungen, die ihre analogen oder teildigitalen Prozesse in durchgehend digitale, automatisierte Abläufe überführen möchten. Überall dort, wo Anträge, Formulare oder andere Dokumente erstellt, verarbeitet und archiviert werden, bietet sie eine einfache und sichere Möglichkeit, Informationen strukturiert zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen – inklusive der dazugehörigen Metadaten.

Ursprünglich für den Hochschulsektor entwickelt, entfaltet die mynd.databridge ihr volles Potenzial heute in unterschiedlichsten Branchen. Sie eignet sich besonders für Organisationen, die mit mehreren Anwendungen arbeiten und diese miteinander verbinden möchten – unabhängig davon, ob es sich um interne Systeme, Cloud-Dienste oder externe Plattformen handelt. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss, der Medienbrüche vermeidet und Abläufe nachhaltig vereinfacht.

Ein besonderer Vorteil der mynd.databridge zeigt sich, wenn bereits digitale Prozesse existieren, aber verschiedene Systeme im Einsatz sind. Die mynd.databridge ermöglicht es, diese Systeme miteinander zu verbinden, sodass sie automatisiert miteinander kommunizieren. So kann beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) Metadaten aus einer Drittsoftware empfangen, indem die Drittsoftware einen Impuls an die mynd.databridge API sendet. Die API übernimmt dann die Verarbeitung und stellt sicher, dass die Daten nahtlos in den Workflow integriert werden, ohne dass manuelle Zwischenschritte erforderlich sind. Auf diese Weise entstehen ganzheitlich digitalisierte Workflows, die den gesamten Prozess automatisiert und effizient gestalten.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Beispiel 1: Frau Müller möchte ihren Urlaubsantrag im DMS ablegen. Sie füllt dazu in einer Eingabemaske alle nötigen Daten aus, etwa den Namen und den gewünschten Zeitraum. Aus diesen Daten wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches im DMS abgelegt wird. Die von Frau Müller eingegebenen Daten werden direkt als Metadaten mitgegeben, sodass das Dokument innerhalb des DMS gefunden werden kann. Außerdem erhält Frau Müller einen Link zum gerade abgelegten Dokument. Bei entsprechender Konfiguration kann vom DMS direkt ein Prozess angestoßen werden. So kann beispielsweise die Personalabteilung über den Antrag informiert werden.

Beispiel 2: Eine Hochschule möchte, dass die Anträge ihrer Studierenden auf Zulassung zur Bachelor-Arbeit direkt im DMS abgelegt werden. Hierzu soll ein Log-In über einen dritten Service erfolgen, um Missbrauch dieses Vorgangs durch andere Studierende zu verhindern. In einer Eingabemaske können dann alle Metadaten wie Titel der Arbeit oder Startdatum eingetragen werden. Die mynd.databridge führt dann eine Authentizitätsprüfung durch. Wird diese bestanden, werden die Daten zu einem PDF-Dokument verarbeitet und im DMS abgelegt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Sichere Datenübertragung: Die API gewährleistet eine sichere Kommunikation zwischen Cloud-Diensten und DMS. Die Platzierung in der DMZ (demilitarisierte Zone) und die Freigabe nur notwendiger Ports, schafft eine zusätzliche Sicherheitsschicht und schützt Ihre Infrastruktur und Ihre sensiblen Daten.

• Automatisierte Dokumentenerstellung:
  Mit mynd.databridge können Sie automatisch aus strukturierten Daten und Metadaten eine visuelle Darstellung als PDF-Dokument generieren und diese nahtlos in Ihr DMS integrieren. Perspektivisch lässt sich die Lösung flexibel erweitern, um zusätzlich auch andere Formate wie XML zu erzeugen – etwa für automatisierte Weiterverarbeitung oder systemübergreifende Kommunikation. So bietet mynd.databridge nicht nur eine leistungsfähige Lösung für die Gegenwart, sondern auch eine zukunftsorientierte Grundlage für Ihre digitale Dokumentenstrategie.

• Zulässigkeitsprüfung: Bevor Anfragen bearbeitet werden, prüft die API deren Zulässigkeit. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte und gültige Anfragen weiterverarbeitet werden.

• Flexibilität und Skalierbarkeit: mynd.databridge ist flexibel einsetzbar und skalierbar, um den wachsenden Anforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden. Egal, ob kleines Unternehmen, öffentlicher Dienst oder großer Konzern - die API ist so flexibel, dass sie ihren wandelnden Anforderungen gerecht wird. Weitere Formate auch mögliche wie z.B. XML.

• Schnelle Implementierung und einfache Nutzung: Die API ist benutzerfreundlich gestaltet und lässt sich leicht in bestehende Systeme integrieren, was eine schnelle Implementierung und eine kurze Einarbeitungszeit für Ihre Mitarbeitenden ermöglicht.

Fazit

Die mynd.databridge ist mehr als nur eine Schnittstelle – sie ist der zentrale Baustein für eine zukunftssichere, automatisierte und ganzheitlich digitalisierte Prozesslandschaft. Sie schafft nahtlose Verbindungen zwischen bestehenden Systemen, bringt Ordnung in heterogene IT-Strukturen und sorgt für eine sichere, kontrollierte Datenübertragung. Ob Cloud- oder On-Premises-Lösungen, ob einzelne Abteilung oder gesamte Organisation: Die mynd.databridge integriert sich flexibel in Ihre Infrastruktur und skaliert mit Ihren Anforderungen.

In einer Zeit, in der Effizienz, Datensicherheit und digitale Durchgängigkeit entscheidend sind, wird die mynd.databridge zum unverzichtbaren Werkzeug – für alle, die Digitalisierung nicht nur beginnen, sondern konsequent umsetzen wollen.

Möchten Sie mehr erfahren? Besuchen Sie unsere Webseite myndsoft GmbH:  mynd.databridge  oder kontaktieren Sie uns direkt – wir beraten Sie gern!