Digitalisierung in der Wirtschaftsplanung – Warum Excel alleine keine echte Digitalisierung ist

Im Zeitalter digitaler Transformation setzen viele Unternehmen auf verschiedenste Softwarelösungen, um ihre betrieblichen Abläufe effizienter zu gestalten. Häufig hört man dabei Aussagen wie: „Wir sind doch längst digital! Wir nutzen Excel, Outlook, ein ERP-System und haben sogar eine Website sowie Social-Media-Präsenzen.“ Doch trifft diese Einschätzung wirklich zu, insbesondere bei komplexen Wirtschaftsplanungen?

In diesem Blogbeitrag möchten wir erläutern, warum der ausschließliche Einsatz von Excel zwar ein erster Schritt, aber noch lange keine umfassende Digitalisierung darstellt.

Digitalisierung – mehr als nur Softwareeinsatz

Um den Begriff der Digitalisierung richtig einordnen zu können, hilft zunächst eine klare Definition. Laut dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom, 2016) bedeutet Digitalisierung:

„Die Digitalisierung der Arbeitswelt umfasst den vernetzten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Automatisierung betrieblicher Prozesse sowie zur Entwicklung neuer Produkte und Dienste. Ziel ist die Steigerung der Wertschöpfung.“

Demnach geht es bei der Digitalisierung nicht nur um den simplen Einsatz einzelner Softwaretools. Vielmehr stehen Automatisierung, Vernetzung sowie die Schaffung neuer Geschäftsmodelle und Dienstleistungen im Mittelpunkt. Eine solche umfassende Digitalisierung erfordert deutlich mehr als lediglich Excel-Tabellen.

Warum Excel keine vollumfängliche Digitalisierung ermöglicht

Excel ist ohne Frage ein großartiges Werkzeug für viele Aufgaben und ein bewährtes Hilfsmittel, um kurzfristige Planungen und Kalkulationen zu erstellen. Doch besonders im Bereich der Wirtschaftsplanung, wo zahlreiche Abteilungen, Einrichtungen und Führungskräfte beteiligt sind, stößt Excel schnell an seine Grenzen. Denn echte Digitalisierung umfasst:

• Durchgängige Vernetzung aller Prozesse

• Automatisierte, integrierte und effiziente Abläufe

• Eine zentrale und transparente Datenbasis („Single Source of Truth“)

• Zukunftssichere Skalierbarkeit und Flexibilität

• Umfassende Kollaboration und Echtzeitkommunikation

All diese Punkte erfüllt Excel nur sehr eingeschränkt oder gar nicht. Denn typische Budgetierungsprozesse in Excel zeichnen sich oft durch umständliche manuelle Abstimmungen aus. Ein Beispiel hierfür ist der klassische Ablauf bei einer Pflegeeinrichtung: Das Controlling erstellt eine erste Version der Budgetplanung, tauscht sich mehrfach mit der Einrichtungsleitung aus und übergibt schließlich ein Dokument an die Geschäftsführung. Der Prozess umfasst mehrere Zwischenschritte, zahlreiche Excel-Dateien („Budget_1.7 final.xlsx“, „Budget1.6_.xlsx“, „Budget_final_GF.xlsx“) und eine Vielzahl separater Notizen. Die Folge: hoher zeitlicher Aufwand, eine beträchtliche Fehleranfälligkeit und geringe Transparenz.

Wird der Prozess auf mehrere Einrichtungen ausgeweitet, vergrößert sich das Problem nochmals erheblich: Die einzelnen Budgets müssen manuell zusammengeführt werden. Schon eine einfache Konsolidierung von drei Einrichtungen erzeugt dadurch enormen Aufwand und potenziert Fehlerquellen. Die Erstellung einer mittelfristigen Planung für mehrere Einrichtungen verstärkt diese Problematik zusätzlich.

Versteckte Risiken und Kosten – Excel in Zahlen

Die versteckten Risiken und Kosten einer Excel-basierten Planung sind beträchtlich. Jede manuelle Eingabe oder Anpassung erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Laut Studien sind mehr als 90 % der Excel-Tabellen mit komplexeren Kalkulationen fehlerhaft. Der Arbeitsaufwand für manuelle Konsolidierungen und Nachkontrollen bindet zudem kostbare Arbeitszeit von Fachkräften, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.

Vorteile echter Digitalisierung in der Wirtschaftsplanung

Eine softwaregestützte Digitalisierung der Wirtschaftsplanung – jenseits von Excel – bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

• Automatisierte und vernetzte Prozesse: Dies reduziert Fehler und spart erheblich Zeit.

• Zentrale und transparente Datenbasis: Informationen sind jederzeit aktuell und für alle berechtigten Personen verfügbar („Single Source of Truth“).

• Erhöhte Prozesssicherheit und Compliance: Einheitliche Standards sorgen für bessere Nachvollziehbarkeit und mehr Sicherheit.

• Schnellere und bessere Entscheidungsgrundlagen: Echtzeit-Auswertungen ermöglichen eine fundierte und schnelle Entscheidungsfindung.

• Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit: Digitale Lösungen sind flexibel, zukunftssicher und jederzeit skalierbar.

Fazit

Die Digitalisierung der Wirtschaftsplanung geht deutlich über den Einsatz von Excel hinaus. Um langfristig effizient, transparent und wettbewerbsfähig zu bleiben, führt kein Weg an einer professionellen digitalen Lösung vorbei. Es lohnt sich, die Potenziale einer solchen Digitalisierung voll auszuschöpfen – für mehr Effizienz, Transparenz und Erfolg.

Unsere Präsentation von der Messe können Sie gerne herunterladen und noch einmal in Ruhe durchsehen. Entdecken Sie, wie eine professionelle Wirtschaftsplanung Ihre Organisation nachhaltig stärkt und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung.

Weitere detaillierte Infos und Insights zu dem Thema finden Sie im Folienvortrag von Arthur Klippenstein:

Warum Excel keine Digitalisierung ist