Wirtschaftsplanung in sozialen Einrichtungen – Warum sie oft zur Kraftprobe wird 

Jedes Jahr aufs Neue steht die Wirtschaftsplanung an – und jedes Mal fühlt es sich an wie ein Kraftakt. Was auf dem Papier nach einem klaren Ablauf aussieht – Vorbereitung, Budget planen, Ziele definieren, Budget aufstellen, abstimmen, freigeben – wird im Alltag schnell zur echten Herausforderung. Besonders soziale Einrichtungen, die mit knappen Mitteln, steigenden Anforderungen und komplexen Strukturen arbeiten, kennen das Problem: Die Planung ist oft mühsam, fehleranfällig und zieht sich in die Länge. 

Wir werfen heute einen Blick auf drei typische Probleme, die vielen bekannt vorkommen dürften – und zeigen, warum der Planungsprozess oft mehr Kräfte bindet als freisetzt.

Zeitfresser Wirtschaftsplanung: Vorbereitung frisst Ressourcen

In vielen Einrichtungen startet die Planungsrunde mit einer schlichten Frage: „Wo sind eigentlich die Dateien vom letzten Jahr?“
Was dann folgt, ist ein aufwändiger Kopier- und Anpassungsmarathon. Jede Einrichtung hat ihre eigene Kalkulationsvorlage z.B. in Excel. Controller:innen verbringen Tage damit, Tabellen aufzubereiten, Formeln zu prüfen und Zahlen manuell zu übertragen.
Das kostet Zeit – und zwar richtig viel. Zeit, die eigentlich für Analyse, Strategie und inhaltliche Diskussionen gebraucht würde. Stattdessen verbringen Controller:innen Wochen damit, Tabellen und Listen hinterherzujagen und tragen dabei die Verantwortung, dass am Ende alles stimmt. Auch für Führungskräfte ist das eine Belastung: Sie müssen sich durch ellenlange Tabellen kämpfen, obwohl sie meist gar nicht aus dem Finanzbereich kommen.

Fehleranfälligkeit: Ein kleiner Patzer, große Wirkung

Was bei all dem Aufwand besonders frustrierend ist: Die Fehleranfälligkeit ist hoch. Die Komplexität der Planung und die manuellen Tätigkeiten sorgen dafür, dass Fehler fast vorprogrammiert sind. Ein versehentlich überschriebenes Feld, eine kaputte Formel, ein falscher Bezug – und schon stimmen die Budgets nicht mehr. Besonders heikel: Solche Fehler werden oft erst sehr spät entdeckt, zum Beispiel in Budgetgesprächen oder bei der Übergabe an die Geschäftsführung. 

Die Erfahrung zeigt: Je später ein Fehler gefunden wird, desto länger dauert es diesen wieder zu beheben (vgl. Grafik). Die Genauigkeit in den Planungen und die Korrektheit der Daten haben somit unmittelbaren Einfluss auf die Dauer des gesamten Planungsprozesses.

Fehler im Zahlenwerk verzögern nicht nur den Prozess. Sie erschüttern das Vertrauen der Beteiligten in den Prozess. Für die verantwortlichen Personen sind sie zudem peinlich und setzen diese unter Druck. Wer schon einmal eine Fehlkalkulation vor der Geschäftsführung erklären musste, weiß, wie unangenehm das werden kann.

Zähe Budgetgespräche: Wenn Diskussionen sich im Kreis drehen

Sobald die Zahlen endlich stehen, geht’s in die nächste Runde: die Budgetgespräche. Und die ziehen sich oft hin. Warum? Häufig fehlt die Grundlage: Aktuelle Ist-Daten sind schwer mit der Planung zu vergleichen, Änderungen müssen mühsam nachgetragen werden, Notizen bzw. Erläuterungen zu geplanten Ausgaben liegen nicht vor und Transparenz über Annahmen oder Änderungen ist selten gegeben. 

Das erschwert sachliche Diskussionen. Statt über Ziele und Steuerungsmaßnahmen zu sprechen, dreht sich alles um Details: „Warum ist diese Zahl so hoch?“ – „Welche Annahmen wurden hier getroffen?“. Die eigentliche Steuerung rückt in den Hintergrund, es geht nur noch um Zahlen. 

Diese drei Probleme sind kein Einzelfall – im Gegenteil. Sie zeigen sich in ganz unterschiedlichen Organisationen, Trägern und Einrichtungen.  

Im nächsten Blogbeitrag schauen wir uns an, welche weiteren Stolpersteine in der Planung stecken und wie digitale Lösungen, wie mynd.bs, hier wirklich helfen können – mit mehr Transparenz, Zeitersparnis und Klarheit. 

Bleiben Sie dran – es lohnt sich!